Concur Expense:
新 UI での JPT

設定ガイド

Last, Revised, August, 17, 2024

以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。

 Expense
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Travel
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Invoice
 Professional/Premium edition
 Standard edition

 Request
 Professional/Premium edition
 Standard edition

目次

セクション 1: 権限 1

セクション 2: 概要 1

この機能の対象者 2

コーポレート カード ユーザーと日本の公共交通機関経費タイプ 2

IC カード ユーザー 2

必須ロール 2

セクション 3: 日本の公共交通機関機能へのアクセス 2

セクション 4: 承認者 / 処理者への表示 3

セクション 5: 管理者への表示 5

セクション 6: 日本の公共交通機関の設定 8

概要 8

JPT 経費タイプのアクティブ化 8

JPT 経費タイプのポリシーへの追加 8

ユーザーのプロファイルへの定期券経路リンクの表示 9

モバイル デバイスで表示の設定 10

セクション 7: 監査ルールおよび日本の公共交通機関 13

セクション 8: ユーザーの定期券経路をインポート 15

オン デマンドの Excel インポートを使用して定期券経路をインポートする 16

従業員インポート ジョブを使用して定期券経路をインポートする 16

セクション 9: ユーザーの定期券経路の管理 16

定期券経路をインポートする 16

定期券経路を管理する 17

ユーザー別に定期券経路を検索する 17

定期券経路を追加する 18

定期券をエクスポートする 20

定期券経路を削除する 21

改訂履歴

新 UI での日本の公共交通機関

注意: 複数の SAP Concur 製品バージョンおよび UI テーマを利用できるため、このコンテンツには、実装と正確に一致しないイメージまたは手順が含まれている場合があります。たとえば、SAP Fiori UI テーマが実装されている場合、ホーム ページのナビゲーションは [SAP Concur ホーム] メニューに統合されます。

権限

ユーザーがこの機能を使用するための適切な権限を持っているかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス許可がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス許可を持っている場合があります。

管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス権がない場合は、社内の Concur 管理者に連絡してください。

さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアント サポートにご依頼ください。

概要

日本における鉄道旅行の占める割合は、日本の旅行市場で消費された約 7.1 兆円の 28 パーセントです。日本には 160 の鉄道会社と、9,000 以上の独立した駅があります。そのため鉄道を使用する移動には多様な選択肢があります。1 回の移動に電車を何度か乗り換え、あとでその払戻を受けるのが典型的な交通費精算です。このような移動の経費精算のニーズに応えるため、Concur は、新 UI での日本の公共交通機関 (JPT) 機能を Expense 製品に組み込みました。

この機能を使用すると、以下のようなさまざまな方法で JPT の経費を計上することができます。

• ネットワーク IC カード リーダーを使用した IC カード インポート
• 経路検索 (出発駅や到着駅に基づく経路検索)

この機能を使用すると、管理者が定期券経路を素早く管理できます。

• 確認の際に、従業員および使用経路のステータスで経路を検索
• IC カードおよび定期券経路を追加するための、日本の公共交通機関の利用権限の付与
• Excel ベースの定期券経路インポートをオン デマンドで実行

1. 新 UI での JPT は、中国のデータセンターではまだサポート/提供されていません。ただし、将来的には中国のデータセンターに導入されることが計画されています。

この機能の対象者

新 UI での JPT 機能は、日本を拠点とした企業と日本で従業員を雇用する多国籍企業に向けて設計されています。鉄道コンテンツの情報源は日本マーケット固有のため、この機能は、日本以外の国の鉄道コンテンツと併用することはできません。

日本に従業員を擁するお客様は、この機能をアドオンとして使用することができます。この機能の使用を開始する場合は、アカウント マネージャーにご連絡ください。

コーポレート カード ユーザーと日本の公共交通機関経費タイプ

コーポレート カードは、[日本の公共交通機関] 経費タイプで使用できません。[立替払] 支払タイプのみがサポートされています。

IC カード ユーザー

次のいずれかの方法で、IC カードから経費精算にデータをインポートします。

ネットワーク IC カード リーダーを使用すると、インターネット経由で経費精算へ IC カード データをインポートすることができます。Concur クライアント エグゼクティブのお客様は、ネットワーク IC カード リーダーの購入および導入プロジェクトの実行について、導入パートナーに直接お問い合わせください。

• IC カードの設定および使用については、Expense: 新 UI での日本の公共交通機関 ユーザーガイドをご参照ください。

必須ロール

日本の公共交通機関機能を使用するための必須ロールはありません。経費精算ユーザー ロールをお持ちであれば使用できます。ただし、設定作業を行うにはサポートにサービス リクエストを提出する必要があります。

日本の公共交通機関機能へのアクセス

日本に拠点がある Expense ユーザーは誰でも、経費精算レポートを作成する時に [日本の公共交通機関] 経費タイプを選択すれば、この機能にアクセスすることができます。

[日本の公共交通機関] 経費タイプを Expense で表示させるには、最初にアクティブなポリシーと関連付ける必要があります。

承認者 / 処理者への表示

日本の公共交通機関の経路検索の経費処理

ホーム ページ上の [自分のタスク] の [承認待ち] セクションで、承認者は確認および承認する JPT 経費が含まれるレポートを表示および選択できます。処理者の場合は、[レポートの処理] 画面でレポートを表示および選択できます。

承認者と処理者が経費を選択すると、その走行区間の経路の詳細が表示されます。これにより、経路が組織の出張ポリシーに適合しているか確認できます。

定期券の追加

承認者と処理者も定期券を追加できますが、制限があります。承認者または処理者が自分自身の定期券の終了日の変更が必要である場合は、Concur 管理者に連絡して、定期券の終了日の設定を依頼する必要があります。

管理者への表示

管理者は通常どおりに JPT 経費を処理できる他、さらにユーザーが追加した定期券を設定したり、定期券をインポートして、ユーザーに割り当てることもできます。

日本の公共交通機関の経路検索の経費処理

処理者は [経費精算] > [処理者] > [レポートの処理] ページから、JPT 経費に関連する経費を検索します。

請求検索結果の例

既定では、経費精算レポートが選択されると、その JPT 経費の経路の詳細が表示されます。

追加の操作 (たとえば、要レビュー、従業員へ差戻す、または承認者に送信) が不要であれば、処理者は経費精算レポートを承認します。

定期券の設定

Concur 管理者は、[定期券管理者] ページ ([管理] > [ツール] > [定期券管理]) から、ユーザーの定期券の設定を行うことができます。たとえば、ユーザーは定期券の有効期限を設定できないので、Concur 管理者に定期券の終了日の変更を依頼する必要があります。Concur 管理者が終了日を追加すると、ユーザーは別の定期券を追加できるようになります。

定期券の追加

Concur 管理者は [通勤定期管理者] ページ ([管理] > [ツール] > [通勤定期管理者]) で、定期券を追加し、それをユーザーに割り当てることができます。

また、ユーザーが設定できない定期券の設定を Concur 管理者が行うことができます。Concur 管理者は [定期券の検索条件] フィールドを使用して、定期券を修正するユーザーを検索および選択することができます。

たとえば、ユーザーは定期券の終了日を変更できません。Concur 管理者はユーザーから依頼を受けると、終了日を追加し、これによりユーザーは別の定期券を追加できるようになります。

また、Concur 管理者が定期券の削除や Microsoft Excel への定期券情報のエクスポートを行うことができます。

• 定期券経路のインポートについては、本ガイドのユーザーの定期券経路をインポートセクションをご参照ください。
• 定期券情報の Microsoft Excel へのエクスポートについては、本ガイドのユーザーの定期券経路をインポートセクションをご参照ください。

日本の公共交通機関の設定

概要

設定エリアにアクセスするには特別なロールが割り当てられている必要があります。たとえば、[日本の公共交通機関] の経費タイプを割り当てるにはポリシー ツールにアクセスします。また、フォームとフィールドを取り扱うには、制限なしの従業員構成管理者ロールが必要です。

JPT 経費タイプのアクティブ化

[日本の公共交通機関] 経費タイプをアクティブ化する必要があります。このためには、ポリシー ツール ([管理] > [経費精算] > [ポリシー] > [経費タイプ]) を使用して、ターゲットのポリシーに対して経費タイプをアクティブ化します。

JPT 経費タイプのポリシーへの追加

日本のユーザーのポリシーに [日本の公共交通機関] 経費タイプを関連させる必要があります (日本の部門向けの経費ポリシーなど)。

1. ポリシーに [日本の公共交通機関] 経費タイプを追加するには、次の手順を実行します。
2. [管理] > [経費精算] をクリックします。
3. [経費タイプ] (左側メニュー) をクリックします。
4. [日本の公共交通機関] 経費タイプを見つけます。

1. [修正] をクリックし、[次へ] をクリックしてステップ 2 まで進みます。
2. 経費タイプ [日本の公共交通機関] を関連付けるポリシーを選択します。

1. 必要に応じて [次へ] をクリックし、[完了] をクリックして経費タイプ ツールを終了します。

経費タイプがポリシーに関連付けられると、このポリシー下で経費精算レポートを作成する際に選択できるようになります。

• 詳しくは、Expense: 経費タイプ設定ガイドをご参照ください。

ユーザーのプロファイルへの定期券経路リンクの表示

日本の公共交通機関の使用者が自分の IC カードを登録し、個人用のカスタム通勤経路を作成できる、2 つのリンクを利用可能にすることができます。リンクは経費精算のサイト設定機能で有効化できます。

1. [プロファイル] で定期券経路リンクを表示するには、次の手順を実行します。
2. [管理] > [経費精算] をクリックします。
3. [サイト設定] をクリックします (左側メニュー)。
4. [出張者が定期券経路を追加できるようにする] 設定を選択 (有効化) します。

1. [保存] をクリックします。

ユーザーのプロファイルにリンクが表示され、[ユーザー管理] で IC カードと定期券経路を管理できるようになります。

モバイル デバイスで表示の設定

Concur のコンサルタントまたはサポートが [モバイル デバイスで表示] を設定した場合、Concur Mobile ユーザーは Concur Mobile アプリで選択可能な経費として経費を表示できます。この設定により、お客様の管理者は日本の公共交通機関 (JPT) の設定を変更できます。

1. 管理者への表示

[経費タイプ] ページに新しい [モバイル デバイスで表示] フィールドが表示されます。

1. ユーザーへの表示

SAP Concur Mobile アプリで、経費精算レポートに選択可能な経費として経費が表示されます。

1. モバイルデバイスで表示を設定するには、次の手順を実行します。
2. [経費タイプ] ページで、[日本の公共交通機関] を選択します。

1. [修正] をクリックします。
2. [モバイル デバイスで表示] がオンになっていることを確認します。Mobile で JPT 経費タイプを表示しない場合は、図示するように、このオプションをオフ (選択解除) してください。
3. 既定では、新 UI での JPT に対応するエンティティで [モバイル デバイスで表示] 設定はオンになっています。

1. [保存] をクリックします。

監査ルールおよび日本の公共交通機関

監査ルールはパリティ機能であり、監査ルールを使用して日本の公共交通機関 (JPT) の使用にフラグを設定することができます。たとえば、管理者は、JPT の使用者が交通機関経路を入力するために使用したソースに基づいて例外を生成することができます。これは、従業員が JPT 取引の経費の計上方法 (これには、領収書が必要な場合があります) が特定のポリシー ルールによって制限される会社で使用されます。規定外フラグを表示することで、これらの基準を会社のポリシー レベルで適用できます。

[監査ルール] > [カスタム] ページで、経費管理者が最初に経費タイプを [日本の公共交通機関] として設定します。次に、以下の図に示すように、別の条件を挿入して JPT 固有の監査ルールの値を設定します。

1. JPT 固有の監査ルールが適切に機能するようにするには、経費タイプを [日本の公共交通機関] に制限する必要があります。

機能がエンティティで有効化されており、エントリ オブジェクトが選択されていると、管理者は JPT 固有のフィールドから表示を選択することができます。選択内容は次のとおりです。

ユーザーの定期券経路をインポート

管理者はインポートによって定期券経路を追加できます。経費精算で以下の 2 つの方法を使用して行います。

• スプレッドシートを使用してオン デマンドで行う: Expense ツールに提供されている [定期券インポート] ツールのオプションを使用すると、経路がただちにインポートされます。
• 従業員インポート ジョブを使用して夜間に行う:
  定期券経路データをインポートする 1300 レベルのレコード セットの従業員インポートを、指定どおりに追加または削除をするようスケジュールします。

どちらのインポートでも、[プロファイル] から定期券経路の追加または削除を実行できます。

[プロファイル] > [プロファイル設定] > [定期券経路] ([経費の設定] の下) をクリックします。

下図のページには、インポートした経路が表示されています。

オン デマンドの Excel インポートを使用して定期券経路をインポートする

管理者は指定した従業員に対する通勤経路をインポートし、通勤経路を追加または削除することができます。また、必要に応じて開始日と終了日を設定することができます。下図はスプレッド シートです。

• 詳細については、Expense: 日本の公共交通機関 – 定期券をインポートする をご参照ください。

従業員インポート ジョブを使用して定期券経路をインポートする

従業員インポートの 1300 レベル レコード セットは、従業員に関連する通勤経路を追加または削除するために使用します。経費精算にインポートする必要のあるレコードを決定する際は Concur にご相談ください。

• 詳しくは、製品共通: 従業員インポートの仕様ガイドをご参照ください。

ユーザーの定期券経路の管理

管理者は、従業員が移動情報を提出する際に、それらの経路がレポートで払戻の対象にカウントされていないかどうかを確認するため、定期券経路を管理します。

定期券経路をインポートする

Excel ベースのスプレッド シートを使用して、オン デマンドで従業員ごとの定期券経路情報をインポートします。管理者は、従業員、鉄道経路、および任意で開始日と終了日を指定します。下図はユーザー “Erin Flecher” の経路と行程を追加するサンプル データを示しています。

詳細については、本ドキュメントのオン デマンドの Excel インポートを使用して定期券経路をインポートするをご参照ください。

定期券経路を管理する

管理者は [定期券管理] ページで以下の操作を行います。

• 従業員の定期券経路の追加または削除:
  従業員ごとに経路を追加、または経路を選択して削除します。
• 従業員の定期券の終了日の管理:
  終了日をグリッドで編集できます。従業員には表示されません。

[通勤定期管理者]ページ ([管理] > [会社] > [ツール] > [通勤定期管理者]) に移動します。定期券経路は [定期券管理者] ページに従業員のログイン ID の値ごとにリストされます。

ユーザー別に定期券経路を検索する

経費精算システム内にあるすべての定期券経路へは [定期券管理] ページからアクセス可能です。管理者は検索基準を使用し、ログイン ID で検索を行うことができます。

用意されている基準を選択するか、従業員の ID 情報を入力して検索します。

定期券経路を追加する

Concur 管理者がユーザーの代わりに定期券を検索および追加できます。[定期券管理者] ページの [追加] ボタンを押した後、ユーザーのログイン ID、開始日、出発駅、到着駅を入力します。必要であれば、経由駅を 4 つまで追加することもできます。

1. 従業員の経路を入力するには、次の手順を実行します。
2. [定期券管理者] ページで [追加] をクリックします。
3. [定期券経路] ページで、経路を作成するユーザーの [ログイン ID] を入力して、必須フィールドを指定します。

• [ログイン ID]: ユーザーのログイン ID を入力します。
• [開始日]: ユーザーが移動する経路の開始日を入力します。
• [出発駅]: ユーザーが移動を開始する駅をまず指定して経路を入力します。
• [到着駅]: ユーザーが移動を終了する駅をまず指定して経路を入力します。
• (任意) 経由駅 1 - 経由駅 4: 移動時に経由する駅を任意で指定できます。[検索] をクリックすると、駅すぱあとサービスによって検証された経路のリストが結果として返されます。

1. 経路が返されない場合は、入力した駅に一致する経路が見つかりません。別の駅を試してみてください。
2. リストされた経路で、[経路選択] をクリックした後、[定期券を追加] をクリックします。
3. (任意): 管理者はグリッドの [終了日] を直接クリックして、定期券経路の終了日を選んで定義することができます。

また、ユーザーが設定できない定期券の設定を Concur 管理者が行うことができます。Concur 管理者は [定期券の検索条件] フィールドを使用して、定期券を修正するユーザーを検索および選択することができます。

たとえば、ユーザーは定期券の終了日を変更できません。Concur 管理者はユーザーから依頼を受けると、終了日を追加し、これによりユーザーは別の定期券を追加できるようになります。

また、Concur 管理者は定期券情報の Microsoft Excel へのエクスポートや定期券の削除を行うことができます。

定期券をエクスポートする

Concur 管理者は、[管理] > [定期券管理] からすべての定期券情報をエクスポートできます。これにより、管理者は Concur Expense に登録された定期券を確認することができます。

[定期券管理者] ページで、[すべてエクスポート] ボタンをクリックして、定期券情報を Excel スプレッドシートにエクスポートします。新 UI の JPT の既存の定期券はすべてエクスポートされ、[定期券の検索条件] フィールドに値セットは存在しなくなります。

Excel スプレッドシートは管理者の既定のダウンロード場所にダウンロードされた後に開かれ、定期券を所有するすべてのユーザーに対して、従業員 ID、出発駅名と到着駅名などの定期券情報が表示されます。

例

定期券経路を削除する

1. 定期券経路を削除するには、次の手順を実行します。
2. [定期券管理] ページで、ユーザーのログイン ID を検索します。

1. 結果として返された経路リストから削除したい経路のチェック ボックスを 1 つまたは複数選択します。
2. [削除] をクリックします。

1. [削除] メッセージ ボックスで [はい] をクリックして経路の削除を完了します。

ユーザーの定期券経路リストから経路が削除されます。

• 定期券経路のインポートについては、本ガイドのユーザーの定期券経路をインポートセクションをご参照ください。

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